En temps de confinament: com mantenir reunions virtuals productives

L’any 2020 serà recordat per la crisis del coronavirus (o COVID19) i per les repercussions que ha ocasionat a la Societat.

El coronavirus ha portat l’allunyament i la distància. I amb això, el teletreball i les reunions virtuals, necessàries per a mantenir viu el negoci i prendre decisions amb els equips, proveïdors o clients. Mantenir una reunió virtual no és fàcil, entre altres raons, per la nostra falta d’experiència en aquesta mena de pràctiques.

Per això, i gràcies a la col·laboració de Meet & Go amb el departament de Change Management de Havas Media, compartim amb tu una sèrie de punts i consells que esperem que et siguin de gran utilitat:

  • ESCULL UN ESPAI ADEQUAT

Utilitza un lloc amb bona il·luminació perquè la resta de les participants puguin veure’t amb claredat i nitidesa.

(Tip: si no vols que els altres es fixin en el teu entorn, la majoria de les plataformes permeten difuminar o editar el fons amb una imatge).

  • CUIDA LA TEVA IMATGE

Encara que estiguem a casa, és recomanable cuidar el nostre aspecte personal, així com el llenguatge no verbal que emprem, sobretot si la videollamada és amb un client.

  • VELA PER LA SEGURETAT

Tria una aplicació que permeti el xitratge de totes les transferències d’arxius, missatges instantanis i conversions de veu o vídeo.

(Tip: sempre que puguis utilitza les plataformes corporatives de la teva empresa (per exemple, Microsoft Teams) i en menor mesura altres d’accés lliure (com per exemple Zoom o Skype).

  • COMPROVA EL TEU EQUIPAMENT TÈCNIC

Assegura’t que tot funcioni correctament (micròfon, connexió a internet, webcam, etc.) i que tens accés als documents o informació que empraràs durant la reunió.

  • EVITA SOROLLS I DISTRACCIONS

Silencia el telèfon mòbil i les notificacions de les aplicacions de l’ordinador per a evitar distraccions.

(Tip: no està de més avisar a la resta de la família que realitzaràs una videollamada per a evitar interrupcions indesitjades)

  • PRÀCTICA DE L’ESCOLTA ACTIVA

Evita el multitasking i concentra’t en la reunió. No mantinguis converses paral·leles que no estiguin relacionades amb l’objectiu de la reunió.

(Tip: utilitza aplicacions com OneNote o EverNoteper a prendre notes, amb els punts tractats en la reunió o les conclusions)

  • PROMOU REUNIONS ÀGILS

Intenta no allargar-les innecessàriament preparant amb anterioritat el contingut, així com fixant la durada i objectius concrets.

(Tip: algunes reunions no tenen perquè estar programades… pots realitzar una videollamada ràpida si sorgeix algun imprevist o bé si els altres canals no et resulten efectius).

Gràcies per la teva atenció i recorda que la productivitat és un dels principals factors d’èxit per a qualsevol tipus d’empresa o negoci. En Meet & Go cuidem d’això!

Deixa un comentari