En tiempo de confinamiento: cómo mantener reuniones virtuales productivas

El año 2020 será recordado por la crisis del coronavirus (o COVID19) y por las repercusiones que ha ocasionado en la Sociedad. El coronavirus ha traído el alejamiento y la distancia. Y con ello, el teletrabajo y las reuniones virtuales, necesarias para mantener vivo el negocio y tomar decisiones con los equipos, proveedores o clientes. Mantener una reunión virtual no es fácil, entre otras razones, por nuestra falta de experiencia en este tipo de prácticas.

Por ello, y gracias a la colaboración de Meet & Go con el departamento de Change Management de Havas Media, compartimos contigo una serie de puntos y consejos que esperamos que te sean de gran utilidad:

  • ESCOGE UN ESPACIO ADECUADO

Utiliza un lugar con buena iluminación para que el resto de las participantes pueda verte con claridad y nitidez.

(Tip: si no quieres que los demás se fijen en tu entorno, la mayoría de las plataformas permiten difuminar o editar el fondo con una imagen)

  • CUIDA TU IMAGEN

Aunque estemos en casa, es recomendable cuidar nuestro aspecto personal, así como el lenguaje no verbal que empleemos, sobre todo si la videollamada es con un cliente

  • VELA POR LA SEGURIDAD

Escoge una aplicación que permita el cifrado de todas las trasferencias de archivos, mensajes instantáneos y conversiones de voz o video.

(Tip: siempre que puedas utiliza las plataformas corporativas de tu empresa (por ejemplo, Microsoft Teams) y en menor medida otras de acceso libre como por ejemplo Zoom o Skype

  • COMPRUEBA TU EQUIPAMIENTO TÉCNICO

Asegúrate que todo funcione correctamente (micrófono, conexión a internet, webcam, etc.) y de que tienes acceso a los documentos o información que emplearás durante la reunión

  • EVITA RUIDOS Y DISTRACCIONES

Silencia el teléfono móvil y las notificaciones de las aplicaciones del ordenador para evitar distracciones

(Tip: no está de más avisar al resto de la familia de que vas a realizar una videollamada para evitar interrupciones indeseadas)

  • PRÁCTICA DE LA ESCUCHA ACTIVA

Evita el multitasking y concéntrate en la reunión. No mantengas conversaciones paralelas que no estén relacionadas con el objetivo de la reunión

(Tip: utiliza aplicaciones como OneNote o EverNote para tomar notas, con los puntos tratados en la reunión o las conclusiones)

  • PROMUEVE REUNIONES ÁGILES

Intenta no alargarlas innecesariamente preparando con anterioridad el contenido, así como fijando la duración y objetivos concretos

(Tip: Algunas reuniones no tienen por qué estar programadas… puedes realizar una videollamada rápida si surge algún imprevisto o bien si los demás canales no te resultan efectivos)

Gracias por tu atención y acuérdate que la productividad es uno de los principales factores de éxito para cualquier tipo de empresa o negocio. En Meet & Go cuidamos de ello!

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